Alegerea unui sistem Field Service Management. Software standard sau personalizat?

Există două căi pe care le puteți urma atunci când căutați un sistem Field Service Management (FSM). Puteți achiziționa software gata făcut sau puteți comanda câteva funcții suplimentare personalizate. Caracteristicile personalizate reflectă exact procesele din cadrul companiei dumneavoastră. Cu toate acestea, alegerea sistemului potrivit nu este atât de evidentă, deoarece ambele opțiuni au avantajele și dezavantajele lor.

Conținut:

Poate părea că o soluție personalizată adaptată nevoilor dvs. este întotdeauna răspunsul potrivit. La urma urmei, ar trebui să depășească eficiența produselor create pentru un grup larg de utilizatori.

În realitate, multe implementări arată că sistemele FSM standard se dovedesc a fi mai eficiente. În ciuda avantajelor lor evidente, instrumentele personalizate au unele limitări nu atât de evidente.

Deoarece alegerea nu este atât de clară, să luăm în considerare argumentele pentru fiecare opțiune.

Un sistem FSM personalizat este întotdeauna construit pe baza unei soluții de bază existente. Clienții care aleg această opțiune sunt de obicei pregătiți pentru un cost mult mai mare în comparație cu aplicația standard. Premisa este că  o soluție adaptată nevoilor companiei, care reflectă procesele de afaceri, vine cu un cost mai mare.

Soluțiile gata făcute pot include funcții care par a avea o utilitate limitată și care nu sunt potrivite pentru cerințele companiei. Acest lucru vă poate face să simțiți că plătiți pentru funcții inutile. Odată cu timpul și creșterea companiei, astfel de funcții „în exces” se pot dovedi utile.

Împreună cu nevoile apărute și noile provocări legate de managementul angajaților, operațiunile companiei încep să se alinieze la posibilitățile sistemului. Fiecare versiune nouă a aplicației oferă, de asemenea, funcționalități și îmbunătățiri suplimentare. Utilizatorii primesc noi versiuni automat, nu trebuie să le solicite sau să plătească taxe suplimentare.

Adăugarea de noi funcționalități la un sistem customizat/personalizat pentru un anumit client nu este atât de rapidă și ușoară. De obicei, implementarea necesită mult timp și aduce costuri suplimentare, mai ales în cazul companiilor mari. Ca soluție de pionierat, poate fi o provocare serioasă pentru dezvoltatori și poate avea unele probleme operaționale inițiale.

Pe lângă caracteristicile suplimentare, mai există un element legat de costul unei soluții FSM. Actualizările necesare de sistem sunt cele care ajută la abordarea provocărilor apărute în industrie.

Schimbările economice și juridice necesită modificări regulate ale sistemelor de management al angajaților. Aceasta nu este o problemă în cazul soluțiilor out-of-the-box. Ele sunt adesea actualizate, fie gratuit, fie la un preț mic. Actualizările garantează că aceste sisteme abordează chiar și cele mai recente provocări FSM.

Sistemele personalizate modificate în funcție de cerințele clientului nu sunt actualizate la fel de regulat. Ca urmare, cu timpul, acestea pot deveni depășite.

Chiar și cea mai bună soluție personalizată, creată pe baza unui sistem gata făcut de o echipă cu experiență, poate fi predispusă la unele probleme inițiale. Unele dintre provocări pot fi descoperite doar în timpul lucrului (în producție), așa că la începutul utilizării software-ului, este necesar să luați ăn calcul ceva timp pentru potențiale ajustări.

Desigur, achiziționarea unui sistem FSM gata făcut pare o opțiune mai sigură. O astfel de soluție a fost testată de multe alte companii și eventualele erori au fost deja remediate. Mai important, acest tip de software are de obicei o documentație semnificativ mai mare, inclusiv instrucțiuni și ghiduri de utilizare.

Documentația sistemelor personalizate FSM este de obicei mai săracă, ceea ce face ca instruirea utilizatorilor să fie mai dificilă, costisitoare și consumatoare de timp.

Nu există nicio îndoială că un sistem FSM care este adaptat nevoilor companiei dumneavoastră are multe avantaje. Cu toate acestea, unul dintre dezavantajele sale este că nu îl puteți vedea înainte de a decide să îl implementați. Nu puteți fi complet sigur despre cum ar arăta și cum va funcționa aplicația odată ce este gata.

În acest caz, soluțiile gata făcute nu oferă surprize neplăcute, deoarece puteți cunoaște pe deplin sistemul înainte de a vă decide asupra achiziției.

O diferență destul de semnificativă între sistemele FSM personalizate și cele gata făcute este că acestea din urmă sunt dezvoltate cu accent pe utilizare și aspect.

Echipele IT care dezvoltă astfel de produse includ de obicei un designer UX/UI. Acești specialiști se asigură că sistemul este atractiv și intuitiv pentru utilizator.

Când obțineți o soluție personalizată, atât într-un model SaaS din ce în ce mai popular, cât și într-un mod on-premise, trebuie să vă amintiți să mențineți infrastructura de sistem potrivită. Acest lucru poate aduce costuri suplimentare, cum ar fi angajarea și plata unui administrator și întreținerea serverelor, bazelor de date, instrumentelor de rețea și altele.

Când vine vorba de o soluție FSM  out-of-the-box, furnizorul de software suportă aceste costuri și responsabilități. De obicei, clienții nu trebuie să-și facă griji cu privire la întreținerea infrastructurii. Acest lucru are costul său, dar de obicei clientul are mai multe avantaje în a lăsa toată întreținerea și securitatea unei companii IT specializate.

Soluțiile personalizate bazate pe instrumente gata făcute și adaptate nevoilor clienților, în multe aspecte, rămân în spatele soluțiilor standard mai ieftine și mai flexibile. Totuși, trebuie să vă amintiți avantajul lor masiv, deoarece pot reflecta foarte bine chiar și cele mai complexe și unice procese de afaceri.

Atunci ce companii ar trebui să aleagă un sistem FSM personalizat? Mai presus de toate, corporațiile mari cu procese de afaceri deosebit de complexe care trebuiesc reflectate într-un sistem de management al muncii de teren, de ex. operatori de telecomunicații. Aceasta va fi cea mai bună alegere pentru astfel de companii, atâta timp cât sunt gata să se angajeze la costuri.

În acest caz, merită să luați în considerare un furnizor local cunoscut, suficient de mare pentru a avea toate instrumentele și cunoștințele necesare în industrie, dar și suficient de mic pentru a fi flexibil și eficient în timp.

Pentru companiile mai mici sau corporațiile mai mari, cu proceduri standard, soluțiile out-of-the-box  sunt o alegere mult mai rentabilă. În cazul lor, introducerea de noi funcții se poate dovedi a fi neeconomică.

Practica demonstrează că soluțile personalizate vin cu costuri mai mari și inconveniente  (cum ar fi lipsa actualizărilor) ce depășesc semnificativ beneficiile. Uneori, companiile observă că schimbările inițial dificile forțate de software-ul gata făcut încep să influențeze pozitiv operațiunile companiei. Este un rezultat logic, deoarece un astfel de software se bazează pe cele mai bune soluții verificate.

Mai mult, această opțiune reduce costurile, deoarece trebuie să plătiți doar acele modificări care sunt cu adevărat necesare și care îndeplinesc cel mai eficient cerințele companiei dvs.

V-ar mai putea interesa și:

Cum să planificați eficient activitățile de teren?
Livrare in aceeași zi? Acum este posibil!
UPC Polonia – eficacitate îmbunătățită a managementului rețelei