Există două căi pe care le puteți urma atunci când căutați un sistem Field Service Management (FSM). Puteți achiziționa software gata făcut sau puteți comanda câteva funcții suplimentare personalizate. Caracteristicile personalizate reflectă exact procesele din cadrul companiei dumneavoastră. Cu toate acestea, alegerea sistemului potrivit nu este atât de evidentă, deoarece ambele opțiuni au avantajele și dezavantajele lor.
Conținut:
Poate părea că o soluție personalizată adaptată nevoilor dvs. este întotdeauna răspunsul potrivit. La urma urmei, ar trebui să depășească eficiența produselor create pentru un grup larg de utilizatori.
În realitate, multe implementări arată că sistemele FSM standard se dovedesc a fi mai eficiente. În ciuda avantajelor lor evidente, instrumentele personalizate au unele limitări nu atât de evidente.
Deoarece alegerea nu este atât de clară, să luăm în considerare argumentele pentru fiecare opțiune.
Un sistem FSM personalizat este întotdeauna construit pe baza unei soluții de bază existente. Clienții care aleg această opțiune sunt de obicei pregătiți pentru un cost mult mai mare în comparație cu aplicația standard. Premisa este că o soluție adaptată nevoilor companiei, care reflectă procesele de afaceri, vine cu un cost mai mare.
Sistemele FSM gata făcute (out-of-the-box) sunt de obicei mult mai ieftine; cu toate acestea, implementarea lor este dependentă de unele limitări inițiale. Uneori chiar solicită companiei să-și modifice modul de operare/operațiunile/procedurile de lucru pentru a se alinia la software-ul achiziționat.
Aceasta poate fi cu siguranță o provocare. Este bine să rețineți, totuși, că soluțiile standard se bazează pe experiența multor companii și pe feedback-ul diferiților utilizatori. Prin urmare, se pot dovedi a fi mai benefice pe termen lung.
Funcționalități disponibile și adăugarea de noi funcții
Soluțiile gata făcute pot include funcții care par a avea o utilitate limitată și care nu sunt potrivite pentru cerințele companiei. Acest lucru vă poate face să simțiți că plătiți pentru funcții inutile. Odată cu timpul și creșterea companiei, astfel de funcții „în exces” se pot dovedi utile.
Împreună cu nevoile apărute și noile provocări legate de managementul angajaților, operațiunile companiei încep să se alinieze la posibilitățile sistemului. Fiecare versiune nouă a aplicației oferă, de asemenea, funcționalități și îmbunătățiri suplimentare. Utilizatorii primesc noi versiuni automat, nu trebuie să le solicite sau să plătească taxe suplimentare.
Adăugarea de noi funcționalități la un sistem customizat/personalizat pentru un anumit client nu este atât de rapidă și ușoară. De obicei, implementarea necesită mult timp și aduce costuri suplimentare, mai ales în cazul companiilor mari. Ca soluție de pionierat, poate fi o provocare serioasă pentru dezvoltatori și poate avea unele probleme operaționale inițiale.
Actualizarea unui sistem FSM
Pe lângă caracteristicile suplimentare, mai există un element legat de costul unei soluții FSM. Actualizările necesare de sistem sunt cele care ajută la abordarea provocărilor apărute în industrie.
Schimbările economice și juridice necesită modificări regulate ale sistemelor de management al angajaților. Aceasta nu este o problemă în cazul soluțiilor out-of-the-box. Ele sunt adesea actualizate, fie gratuit, fie la un preț mic. Actualizările garantează că aceste sisteme abordează chiar și cele mai recente provocări FSM.
Sistemele personalizate modificate în funcție de cerințele clientului nu sunt actualizate la fel de regulat. Ca urmare, cu timpul, acestea pot deveni depășite.
Ține pasul cu noile tehnologii
Dezvoltarea perpetuă a tehnologiilor este un alt motiv pentru care actualizările regulate sunt foarte necesare. Sistemele FSM out-of-the-box sunt dezvoltate sistematic și profită de cele mai recente tendințe în tehnologie, atât software, cât și hardware. Când vine vorba de soluții personalizate, cu timpul, există riscul așa-numitei datorii tehnice.
Nivelul de rafinament al sistemului FSM
Chiar și cea mai bună soluție personalizată, creată pe baza unui sistem gata făcut de o echipă cu experiență, poate fi predispusă la unele probleme inițiale. Unele dintre provocări pot fi descoperite doar în timpul lucrului (în producție), așa că la începutul utilizării software-ului, este necesar să luați ăn calcul ceva timp pentru potențiale ajustări.
Desigur, achiziționarea unui sistem FSM gata făcut pare o opțiune mai sigură. O astfel de soluție a fost testată de multe alte companii și eventualele erori au fost deja remediate. Mai important, acest tip de software are de obicei o documentație semnificativ mai mare, inclusiv instrucțiuni și ghiduri de utilizare.
Documentația sistemelor personalizate FSM este de obicei mai săracă, ceea ce face ca instruirea utilizatorilor să fie mai dificilă, costisitoare și consumatoare de timp.
Cunoașterea produsului înainte de implementare
Nu există nicio îndoială că un sistem FSM care este adaptat nevoilor companiei dumneavoastră are multe avantaje. Cu toate acestea, unul dintre dezavantajele sale este că nu îl puteți vedea înainte de a decide să îl implementați. Nu puteți fi complet sigur despre cum ar arăta și cum va funcționa aplicația odată ce este gata.
În acest caz, soluțiile gata făcute nu oferă surprize neplăcute, deoarece puteți cunoaște pe deplin sistemul înainte de a vă decide asupra achiziției.
O interfață ușor de utilizat
O diferență destul de semnificativă între sistemele FSM personalizate și cele gata făcute este că acestea din urmă sunt dezvoltate cu accent pe utilizare și aspect.
Echipele IT care dezvoltă astfel de produse includ de obicei un designer UX/UI. Acești specialiști se asigură că sistemul este atractiv și intuitiv pentru utilizator.
Evident, soluțiile personalizate sunt create și de profesioniști (nu vă faceți griji pentru asta!). Cu toate acestea, deoarece clienții ar putea dori să reducă costurile sistemelor lor, gradul de utilizare poate fi lăsat în urmă și echipa nu va include neapărat un specialist UX/UI. Prin urmare, o astfel de soluție s-ar putea dovedi a nu fi la fel de intuitivă și atractivă ca un instrument out-of-the-box.
Necesitatea menținerii infrastructurii IT adecvate
Când obțineți o soluție personalizată, atât într-un model SaaS din ce în ce mai popular, cât și într-un mod on-premise, trebuie să vă amintiți să mențineți infrastructura de sistem potrivită. Acest lucru poate aduce costuri suplimentare, cum ar fi angajarea și plata unui administrator și întreținerea serverelor, bazelor de date, instrumentelor de rețea și altele.
Când vine vorba de o soluție FSM out-of-the-box, furnizorul de software suportă aceste costuri și responsabilități. De obicei, clienții nu trebuie să-și facă griji cu privire la întreținerea infrastructurii. Acest lucru are costul său, dar de obicei clientul are mai multe avantaje în a lăsa toată întreținerea și securitatea unei companii IT specializate.
Raspunsul la nevoile companiei
Soluție standard
Uneori, o companie trebuie să își ajusteze procesele de afaceri pentru a se potrivi cu software-ul
Soluție personalizată
Software-ul reflectă perfect procesele de afaceri ale companiei
Cost
Soluție standard
Semnificativ mai mic datorită disponibilității în masă
Soluție personalizată
Mare, deoarece fiecare produs este modificat în funcție de nevoile clientului
Funcționalități extra
Soluție standard
Multe caracteristici suplimentare disponibile într-o versiune de bază
Soluție personalizată
Funcțiile suplimentare sunt de obicei costisitoare și consumatoare de timp
Funcționalități speciale
Soluție standard
Este posibil ca o soluție gata făcută să nu îndeplinească cerințe foarte specifice
Soluție personalizată
Este costisitoare, dar posibil să implementați caracteristici speciale
Îndeplinirea cerințelor industriei
Soluție standard
Ușor datorită actualizărilor constante de software
Soluție personalizată
Dificil, deoarece fiecare actualizare este specifică implementării dvs
Ține pasul cu noile tehnologii
Soluție standard
Ușor datorită actualizărilor frecvente cu noile versiuni
Soluție personalizată
Riscul și costul asociat “datoriei technice”
Costurile și comoditatea adopției de către noi utilizatori
Soluție standard
Costuri reduse datorită documentației, instrucțiunilor și ghidurilor de utilizare extinse
Soluție personalizată
Cost mai mare, deoarece noii utilizatori trebuie instruiți
Cunoașterea produsului înainte de implementare
Soluție standard
O opțiune pentru vizualizarea aplicației înainte de a o cumpăra și pentru a afla despre experiențele altor companii care o folosesc
Soluție personalizată
Soluția poate fi testată numai după ce este deja achiziționată și implementată
Nivelul de rafinament al sistemului
Soluție standard
Soluția este testată temeinic, iar utilizarea și aspectul ei sunt meticulos rafinate
Soluție personalizată
Risc mai mare de erori și, potențial, mai puțină atenție acordată utilizării și aspectelor vizuale
Utilizabilitatea interfeței
Soluție standard
Interfața este dezvoltată cu accent pe ușurință în utilizare și adoptare
Soluție personalizată
Pentru a limita costurile, utilizării i se acordă mai puțină atenție
Necesitatea menținerii unei infrastructuri corecte
Soluție standard
Model SaaS – un furnizor de soluții este responsabil pentru menținerea infrastructurii IT potrivite
Soluție personalizată
În modelul SaaS, un furnizor de soluții este responsabil pentru menținerea infrastructurii potrivite, dar în unele cazuri, clientul este cel care trebuie să aibă grijă de infrastructură. Acest lucru generează costuri suplimentare
Care soluție ar fi o alegere mai bună pentru compania dumneavoastră?
Soluțiile personalizate bazate pe instrumente gata făcute și adaptate nevoilor clienților, în multe aspecte, rămân în spatele soluțiilor standard mai ieftine și mai flexibile. Totuși, trebuie să vă amintiți avantajul lor masiv, deoarece pot reflecta foarte bine chiar și cele mai complexe și unice procese de afaceri.
Atunci ce companii ar trebui să aleagă un sistem FSM personalizat? Mai presus de toate, corporațiile mari cu procese de afaceri deosebit de complexe care trebuiesc reflectate într-un sistem de management al muncii de teren, de ex. operatori de telecomunicații. Aceasta va fi cea mai bună alegere pentru astfel de companii, atâta timp cât sunt gata să se angajeze la costuri.
În acest caz, merită să luați în considerare un furnizor local cunoscut, suficient de mare pentru a avea toate instrumentele și cunoștințele necesare în industrie, dar și suficient de mic pentru a fi flexibil și eficient în timp.
Pentru companiile mai mici sau corporațiile mai mari, cu proceduri standard, soluțiile out-of-the-box sunt o alegere mult mai rentabilă. În cazul lor, introducerea de noi funcții se poate dovedi a fi neeconomică.
Practica demonstrează că soluțile personalizate vin cu costuri mai mari și inconveniente (cum ar fi lipsa actualizărilor) ce depășesc semnificativ beneficiile. Uneori, companiile observă că schimbările inițial dificile forțate de software-ul gata făcut încep să influențeze pozitiv operațiunile companiei. Este un rezultat logic, deoarece un astfel de software se bazează pe cele mai bune soluții verificate.
De unde să începeți?
Chiar dacă vă gândiți să alegeți o soluție personalizată, cea mai bună practică este să efectuați o implementare pilot (sau chiar o implementare de producție) a unui sistem gata făcut. Următorul pas în această abordare este introducerea de funcții personalizate – numai dacă se dovedește a fi necesar până la urmă.
În etapa inițială, puteți cunoaște software-ul și puteți verifica procesele și nevoile dvs. de afaceri. Acest lucru vă permite să definiți exact ce lipsește în sistem.
Mai mult, această opțiune reduce costurile, deoarece trebuie să plătiți doar acele modificări care sunt cu adevărat necesare și care îndeplinesc cel mai eficient cerințele companiei dvs.
Dacă nu puteți decide care abordare este cea mai bună pentru compania dvs., trimiteți-ne un mesaj!
Specialiștii noștri vă vor analiza nevoile afacerii și vă vor sfătui cea mai optimă soluție pentru cazul dumneavoastră.
